Onlinemeeting

Nice to meet us – Online Meetings kreativ gestalten

Romy Möller
0Kommentare

Wir kennen es alle: ein Meeting nach dem anderen – daran hat sich seit Corona nichts geändert. Im Gegenteil gefühlt ist es noch viel anstrengender geworden, die ganze Zeit auf den Screen zu schauen, aufmerksam zu bleiben und sich einzubringen.

In vielen Gesprächen habe ich gehört: es ist anstrengend, langsam ist die Luft raus und sowieso online kommunizieren ist einfach was anderes. – Ja und nein, es ist eine Frage der Kultur und der Gestaltung. 

Ich bin überzeugt: Teams, die früher schon eine gute Meetingkultur hatten, haben es jetzt in Corona leichter. Ich möchte nicht behaupten, dass für sie alles easy ist. Dennoch denke ich, dass die ganze Online-Kommunikation uns nur noch mehr vor Augen hält, wie wir bisher in Meetings zusammengearbeitet haben – oder halt auch nicht.

Es ist aber gar nicht so schwer und schon kleine Veränderungen können manchmal Großes bewirken. Daher haben Sabine Marsch und ich am 29.04. einen kleinen Online-Impuls zu diesem Thema gegeben. Falls ihr nicht dabei sein konntet, hier kommen nochmal fünf konkrete Tipps von uns. 

#1 Meeting oder kein Meeting?

Wir kennen es alle – der Kalender ist voll, keine einzige Lücke und am Abend sind wir nicht voller Energie und Motivation, sondern eher müde und genervt: „wieder nicht’s geschafft“ – Dies ist aber nicht nur ein Problem von Online-Meetings.

Insgesamt habe ich das Gefühl, dass der Terminbutton im Mailprogramm viel zu leicht zu klicken ist „Klick – Teilnehmer:innen hinzufügen – Zeit geblockt“. So fühlt sich unser Kalender munter weiter, während unsere Laune sinkt. 

Im Prinzip ist daran erst mal nichts falsch, aber: die meisten von uns fühlen sich nach Meetings geschlaucht, deprimiert und nur in Hetze – anstatt inspiriert, informiert und connected. Meetings sind nur dann sinnvoll, wenn sie uns auch in unserer Arbeit voranbringen – vielmehr sind es momentan gefühlt aber Hürden, die wir in einer Woche möglichst gut überspringen müssen, um irgendwie zum Ziel zu kommen.

Daher unsere Tipps:

  1. Frage dich zunächst, ob es wirklich das Meeting braucht? Was möchtest du erreichen? Ein Meeting bedeutet immer, dass eine bestimmte Anzahl von Personen zur selben Zeit am „selben Ort“ zusammenkommen müssen – ist das wirklich notwendig? – Wenn es zum Beispiel lediglich darum geht, eine Information weiterzugeben, gäbe es auch alternative Formen, z.B. Blogs, Newsletter-Mails usw. 
  2. Falls du dich für ein Meeting entschieden hast, dann finde für dich Klarheit: Welches Ziel verfolgt das Meeting und welche Form ist dafür geeignet? 

Beispiel 1:

Wenn es zum Beispiel darum geht, Montagmorgen alle auf denselben Stand zu bringen und ein gemeinsames Ziel für die Woche zu vereinbaren, dann ist das eine hervorragende „Check-In-Runde“, die man im Stehen durchführen kann – und ja, online geht das auch. Lade dein Team einfach mal dazu ein, im Stehen in die Woche zu starten. Der Vorteil: spätestens nach 20-30 Minuten findet das Meeting selbst ein Ende, weil man sich nicht bequem in den Sessel gekuschelt und in seinen Redefluss gefunden hat. Stattdessen gibt das Stehen einem eine gewisse Energie, gleichzeitig fallen auch Ablenkungen ab, denn man kann nicht nebenbei am Schreibtisch noch ein paar Unterlagen sortieren – zumindest wird es schwieriger.

Beispiel 2:

Dir geht es darum, mal wieder die Beziehung zu stärken? – Dann benenne es auch klar so und finde auch dafür das richtige „Setting“. Mit deinen Freunden triffst du dich ja auch nicht abends am Schreibtisch über Zoom, sondern eher auf der Couch bei einem guten Glas Wein. Lade also doch mal dein Team zu einer gemütlichen Runde ein und fordere dabei gleich auf, dass sich vorher jeder einen gemütlichen Platz sucht, sei es auf dem Balkon, im Lesesessel oder woanders – quasi der „Online-Sitzkreis“. 

Beispiel 3:

Denke mal ganz anders – braucht es wirklich den Screen oder wäre nicht auch mal ein „walk & talk“ mit einem Kollegen/einer Kollegin was Schönes – bei Bewegung kommen sowieso viel besser neue Ideen. Also schnapp dein Handy, verabrede dich und los geht’s. 

#2 Rahmen setzen 

Auch wenn wir früher manchmal von einem Meetingraum zum anderen gehetzt sind und wir die fehlenden Wechselzeiten verflucht haben, so hatten sie auch was Gutes. Man hatte zumindest die winzige Chance durch das wechselnde Setting und die kurze Bewegung von dem einen Meeting ins andere zu wechseln – nicht nur körperlich, sondern auch mental. Jetzt aber braucht es keinen Fahrstuhl, keine Treppen und keine sich schließende und öffnende Tür mehr – jetzt reicht nur noch ein Klick und so ist man von einem Meeting im anderen gelandet – oder sagen wir besser: gestolpert. 

Daher empfehlen wir euch unbedingt einen Rahmen zu setzen, um allen Teilnehmer:innen die Möglichkeit zu geben, wirklich anzukommen und sich auf das Meeting einzustellen.

Daher unsere Tipps:

  1. Plane eine Check-In Runde ein, um zum Beispiel auch zu schauen, wie jeder von euch da ist und ob es noch irgendwas geben könnte, was ablenken könnte. Möglichkeiten für achtsame Check-In-Runden sind zum Beispiel:
    Stille Minute
    – Fragerunde: Wie bin ich gerade hier? Was könnte mich noch ablenken?
    – Einschätzen der eigenen Präsenz auf einer Skala von 0-100
    – Kleine Runde Laptop-Yoga
    – Kurzer Mini-Bodyscan
  2. Check-out Runden sind genauso wichtig wie die Check-In-Runden. Plane daher für die letzten 5-10 Minuten dafür Zeit ein. Möglichkeiten sind zum Beispiel:
    – Einschätzen der eigenen Energie
    – Reflexion der eigenen Meetingkultur
    – Zusammenfassungen (siehe auch Punkt 5)
  3. Gewohnheiten, Gewohnheiten, Gewohnheiten – ja, das klingt erst einmal ein wenig uncool und verstaubt. Aber überlegt einmal selbst: wann ist es leichter regelmäßig zum Sport zu gehen? – wenn ich weiß, dass immer Dienstag 19.00 Uhr mein Sportkurs ist oder wenn ich jeden Tag aufs Neue überlege, ob ich heute Sport machen möchte. Genauso ist es bei den zwischenmenschlichen Interaktionen. Es spart einfach unsere Energie, wenn es gewisse Rituale und Strukturen gibt. Unser Gehirn weiß dann schon, was gleich kommt und muss sich damit nicht mehr beschäftigen. Versucht daher eine gewisse Struktur in Meetings zu bringen, zum Beispiel: Check-In, Agenda, Sammeln zusätzlicher Punkte, Zeitslots verteilen, Themen besprechen, Zusammenfassung & Check-out

#3 Regeln vereinbaren 

Also irgendwie ist das Online gar nicht so einfach – wenn jemand anfängt zu reden, zu reden und zu reden – dann kann man ihn nicht mehr stoppen, das war früher anders – war es das wirklich?! – Was haben wir dann gemacht? Demjenigen/Derjeningen böse oder genervte Blicke zugeworfen, ihm oder ihr respektlos ins Wort gefallen, eine abwehrende Sitzhaltung eingenommen – oh ja, das sind Möglichkeiten ganz klar und deutlich zu signalisieren „du labberst mal nur wieder und hörst dich gern reden“. Klar, jetzt ist es schwieriger solche Signale zu über den Laptop zu senden. 

Aber mal ganz ehrlich: mit guter Kommunikationskultur hatte das auch nichts zu tun.

Daher unsere Tipps:

  1. Es braucht ganz klare und vor allem wertschätzende Kommunikationsregeln. – Das klingt jetzt so banal? Sollte das nicht selbstverständlich sein? – Dann frage dich mal, wie du selbst eure Kommunikationskultur auf einer Skala von 0-10 im Team einschätzt. Wenn dein Ergebnis bei 9 oder 10 liegt, super, dann kommuniziert ihr gut miteinander – wenn nicht, dann ist es eindeutig ein Thema, was ihr ansprechen müsst, denn leider löst sich das meist nicht von allein. 
  2. Dann wären wir auch beim zweiten Punkt: Es braucht Rollen, damit die Regeln auch eingehalten werden, zum Beispiel:
    • Achtgeber: die Person achtet darauf, ob sich alle an die Regeln halten, wenn sie das Gefühl hat, dass dies nicht mehr der Fall ist, gibt sie ein kleines Signal, z.B. einen angenehmen Ton, so dass alle kurz innehalten können, um dann wieder mit Präsenz zu starten
    • Zeitwächter: der Person achtet auf die Zeit und gibt entsprechende Hinweise
    • Protokollant: die Person visualisiert die Ergebnisse, wenn möglich sogar synchron, so dass alle auch immer wieder ins Meeting einsteigen können, falls die Aufmerksamkeit doch einmal kurz weg war 
    • Energiewächter: die Person achtet darauf, wie die Energie „im Raum“ ist – braucht es vielleicht einmal eine kurze Pause, liegt eine Spannung im Raum – falls sie Handlungsbedarf sieht, gibt sie ein Signal

Und das heißt nicht, dass die anderen von diesen Rollen komplett befreit sind. Nur manchmal ist es besser, wenn man ganz explizit eine Person im Meeting bestimmt, die eine Aufgabe im Blick hat – falls wir uns dann doch einmal in Rage reden. 

#4 Kollaboration

Nichts ist schlimmer, wenn einer erzählt und die anderen hören nur zu – dann braucht man es nicht Meeting nennen, sondern Vortrag. Meetings sind dann spannend, wenn diskutiert, weitergedacht und gestaltet wird. Das funktioniert am besten, wenn man gemeinsam an einer Sache arbeiten und die verschiedenen Meinungen eingeholt werden – wenn alle auch irgendwie Stellung nehmen können.

Daher unsere Tipps:

  1. Visualisiert eure Ergebnisse/Aspkete auf einem gemeinsamen Workspace, z.B. Miro oder Mural. Der Protokollant kann hierfür verantwortlich sein.
  2. Holt euch alle Meinungen ab, z.B. durch Tools wie mentimeter oder konkrete Abfragen.
  3. Nutzt Breakouträume – in großen Runden, vor allem im Online-Setting, ist es manchmal schwieriger in einen produktiven Austausch zu geraten. Also los geht’s: 10min Gruppenräume und dann geht’s im Plenum weiter.

#5 Klarheit und Commitment schaffen 

Last but not least: Meetings sind nur sinnvoll, wenn es danach Wirkungen oder Konsequenzen gibt. Wie oft habe ich es schon selbst erlebt, dass man sich nach einer Woche wiedergetroffen hat und eigentlich wieder dort begonnen hat, wo man aufgehört hat – nicht’s ist in der Zeit dazwischen passiert.

Woran liegt es? – irgendwie kommt man in die Diskussion, die Uhr tickt, manche Teilnehmer:innen vom Meeting schauen schon nervös auf die Uhr, weil sie gleich weiter müssen und dann geht es ganz schnell: ja, ja, mache ich, okay, also bis nächste Woche – und dann ist es doch nicht so richtig klar, was eigentlich gemacht werden muss. 

Daher unsere Tipps:

  1. Schafft Klarheit – haben alle überhaupt dasselbe verstanden? Zum Beispiel kann der Protokollant nochmal alle Hauptaspekte zusammenfassen.
  2. Haltet Vereinbarungen fest, vor allem auch, wer was wie bis wann macht. – Das schafft commitment.

Das gute an der Sache ist auch: Wenn man dann wiederholt merkt, dass es am Ende des Meetings nicht so wirkliche Resultate gibt, dann darf man zurück auf #1 gehen und nochmal schauen, wie man eigentlich zusammenarbeitet. 

So, das waren erst einmal unsere Impulse für euch – da wir unsere eigenen Impulse aber natürlich selbst auch ernst nehmen, haben wir in der Impulssession mit den Teilnehmer:innen weitergedacht. Lasst euch auch gern davon inspirieren.

Miroboard aus der Impulssession am 29.04.2021

Und: ergänzt gern in den Kommentaren noch eigene Ideen – wir sind gespannt.

Was mir auch noch wichtig ist:

Ich hoffe, dass ich mit dem Artikel zeigen konnte, dass nicht nur allein die Tools entscheidend sind, sondern vor allem die Haltung dahinter: wie möchte ich eigentlich mit meinem Team zusammenarbeitet und wie kann ich das ermöglichen? 

Für mich ist das ein ganz wesentlicher Aspekt von New Leadership – „gemeinsam sind wir stärker“ – darum geht es unter anderem auch in dem neuen Leadership-Programm „zusammenWachsen“ für Schule & Wirtschaft, welches ich gemeinsam mit Sabine Marsch und Heiner Diepenhorst, ab September durchführe, da uns neue Führungskulturen und wertschätzende Arbeitsumgebungen wichtig sind. Mehr Infos dazu findet ihr hier: https://www.romymoeller.com/zusammenwachsen-leadership-programm/

Und wenn ihr das spannend findet, am 11.05. gibt es die nächste Impulssessions dazu: „New Work meets organisations – in Schule und in Wirtschaft“.

Schreibe einen Kommentar