1. Oktober 2021

Pimp your meeting – 5 Tipps für mehr Kreativität und Achtsamkeit

 

Was wäre eigentlich, wenn ein Meetingraum sprechen könnte?

Hast du dir die Frage schon mal gestellt?

Ich glaube, oft wäre es so eine Geschichte: „Da kommen sie herein, mit hängenden Schultern, düsteren Gesichtern, ausgelaugt. Sie setzen sich, kurzer Smalltalk. Stille. Dann beginnt ein eintöniger Monolog. Ich höre nur noch, wie paar in ihre Tastaturen hauen. Ich sehe immer wieder diese genervten Blicke zur Uhr. Mir krampft der Magen – wie kann man so etwas länger durchhalten?! Auf einmal reißt jemand die Tür auf, drückt ein gehetztes „Tschuldigung“ raus und setzt sich hin. Hab ich was verpasst? – ein genervtes „nicht wirklich“. Am liebst würde ich flüchten, aber geht schlecht – so als Raum. Die Energie in mir gleicht aber einer Eiswüste anstatt einer belebten Blumenwiese. Und Tag für Tag muss ich das aushalten. Schrecklich. Am liebsten würde ich sie anschreien „habt ihr schon mal auf euch geblickt, wie ihr so da sitzt?“  

In einem solchen Setting sind wohl die meisten am Ende nicht zufrieden – die Frustrierten nicht, weil sie es als Zeitverschwendung sehen, die Beteiligten nicht, weil sie das Verhalten der anderen als störend empfinden, und der Meetingleiter/die Meetingleiterin auch nicht, weil sie gefühlt keine Wertschätzung und Aufmerksamkeit erhält.

 

Daher wird es Zeit eure Meetingpraxis unter die Lupe zu nehmen. Ich möchte hier mit euch 5 Tipps für achtsame und kreative Meetings teilen.

 

5 Tipps für Meetings.

#1 Ändert die die „Sitz“ordnung:

 

Oft ist es dasselbe: ein grauer Raum, eine große Konferenztafel und vorne die PowerPoint Folien – nicht wirklich inspirierend, oder? Als ehemalige Lehrerin sage ich immer „der Raum ist der dritte Pädagoge“. Überlegt euch also, welches Setting ihr für euer Meeting braucht. Geht es um fokussierte Strategieplanung – dann ist vielleicht die klassische Stuhl-Tisch Kombination richtig. Geht es aber darum, alle Teammitglieder:innen kurz upzudaten? – dann wäre ein Stand up Meeting genau das Richtige. Oder wollt ihr gemeinsam Ideen entwickeln und zusammen weiterdenken? – Dann probiert doch einmal einen „walk & talk“ oder einen Stuhlkreis aus, um mehr in Verbindung zu kommen.  

#2 Zeit zum Ankommen

 

Im Arbeitsalltag sind wir oft gehetzt und denken die ganze Zeit an Dinge, die wir noch erledigen müssen. Dies hat zur Folge, dass wir überall sind, aber nicht wirklich im Meeting. Dies kostet uns zum einen Energie, zum anderen wirkt sich dies ebenso auf die Meetingqualität aus. Daher solltet ihr zum Ankommen im Meeting Zeit einplanen, z.B. mit Check-In Runden oder einer Minute Stille. Dies sorgt für eine größere Präsenz im Meeting, so dass ihr auch wirklich miteinander arbeiten könnt.

Typische Check-In Fragen sind zum Beispiel:

  • Wie bin ich gerade hier?
  • Was ist heute meine Intension für das Meeting?
  • Wofür bin ich gerade dankbar? 

#3 Erinnerung für Achtsamkeit

 

Wir kennen es irgendwie alle. Wir kommen in eine Diskussion, die anfangs noch sehr produktiv ist. Wir tauschen Gedanken aus, nur auf einmal verselbstständigt sich die Dynamik. Anstatt aufeinander Bezug zu nehmen, werden nur noch Gegenargumente ausgetauscht, so dass wir in eine Einbahnstraße rennen. Das ist der Zeitpunkt für mehr Achtsamkeit – eine kleine Pause, um wieder den Fokus einzunehmen und sich an die Intension des Meetings zu erinnern, so dass alle wieder zum Thema zurückkommen können.

Daher mein Tipp. Nutzt Zimbeln oder eine Klangschale und bestimmt zum Anfang eine:n Achtgeber:in, der/die ein Signal gibt, falls das Gespräch nicht mehr zielführend ist. Es darf erst wieder gesprochen werden, wenn der Ton verklungen ist. So schafft ihr ein wenig Raum und nehmt das Tempo raus.  

#4 Raum für Wertschätzung 

Eins vergesse ich nie: Als Studentin saß ich in einem Projektmanagementseminar, welches von einer spanischen Trainerin geleitet wurde. Sie hat uns beigebracht, dass wir nie vergessen dürfen, die Meilensteine zu feiern. Daher die Frage an euch: wie oft feiert ihr Erfolge?

Sehr oft sehen wir im Alltag die Defizite oder noch die offenen To Dos – dabei verlieren wir den Potentialblick. Dabei ist Anerkennung und Wertschätzung für die Motivation und den Erfolg essenziell. Plant daher regelmäßig Erfolgsrunden in euren Meetings ein, z.B. am Freitag zum Wochenabschluss. Dies schafft eine positive Haltung und Energie.

 

#5 Die Zeit im Blick 

Ein Killer in Meetings ist die Zeit. Oft sind wir am Meetingende noch mitten in der Besprechung, ohne etwas konkret vereinbart zu haben. Dies wirkt auf uns manchmal ineffizient und wenig befriedigend, weil wir nicht vorankommen. Besprecht daher zu Beginn eines Meetings die Agenda, sammelt alle Punkte und wiederholt für euch die Intension des Meetings. Schätzt dann für jeden Punkt die Zeit ein, die ihr ungefähr dafür benötigt. Ernennt einen „Zeitwächter“ – 5min vor Ablauf der entsprechenden Zeit für den Agendapunkt gibt der Zeitwächter ein Signal. Wenn die Zeit nicht ausreicht, entscheidet ihr gemeinsam, ob ihr euch noch mehr Zeit nehmt oder wie es mit dem Thema weitergeht.

 

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Romy Möller Coaching Teamentwicklung Führungskräftetraining Anonym hat 4,96 von 5 Sternen 35 Bewertungen auf ProvenExpert.com