Vom Analogen ins Virtuelle – und was kommt dann?

Mitte März sind wir auf einmal von der „Analogen Welt“ in die „Virtuelle Welt“ katapultiert worden – die ein oder anderen hatten vielleicht schon einen kleinen Vorsprung, da sie schon ab und zu Homeoffice genutzt haben; manche mussten jedoch erst einmal schauen, wie sie einen Laptop bekommen und auf die Unternehmensserver zugreifen können. Sicherlich waren nur die wenigsten auf ein solch radikales Szenario vorbereitet – auch ich nicht. Daher möchte ich heute meine ersten Learnings und auch Fragen mit dieser virtuellen Arbeit teilen.

Vor genau fünf Wochen ist meine Welt zusammengebrochen. Das Skurrilste an der Sache ist auch noch, dass ich mich zu dem Zeitpunkt für ein paar Wochen so sicher wie schon lange nicht mehr gefühlt hatte. Ich hatte im Februar ein paar neue Aufträge erhalten und neue Kooperationen aufbauen können, der Ausblick auf das Jahr sah gut aus. Ich habe nach drei Jahren „Entzug“ das erste Mal wieder 14 Tage Urlaub geplant und sogar für drei Tage ein „Luxus“hotel gebucht. Gefühlt war ich nach vieler harter Arbeit, die mir immer Spaß gemacht und mich erfüllt hat, wieder mehr bei meinem Privatleben angekommen – ich war mal wieder mit einer Freundin im Kino oder bei einem Konzert.

Ich war stolz auf das, was ich in den letzten Jahren gelernt, ausprobiert und geschaffen habe, gleichzeitig wurde mir immer mehr bewusst, dass jetzt aber auch mal wieder andere Werte an der Reihe waren. Also blickte ich Anfang März wirklich zufrieden und gespannt auf das kommende Jahr 2020 – mit all seinen Highlights.

Und die Highlights kamen schneller als gedacht – aber nicht wie gewünscht. Am 13. März wurde mir bewusst, dass dieses Corona nicht an mir vorbei geht – und vor allem nicht an meiner Arbeit. Vorher war ich vermutlich noch viel zu sehr in meinem Freudentaumel der letzten Tage, weil ich sie genossen hatte, so dass ich die Gefahr noch nicht wahrgenommen hatte. Nachdem mir aber an diesem Freitag, den 13., alle Aufträge bis Ende April storniert worden und alle meine Coaching-Weiterbildungen vorerst abgesagt worden sind, landete ich mit einer wirklich unsanften auf dem Boden der Realität.

Wie ich die Woche danach erlebt habe, habe ich schon in einem anderen Blogbeitrag zusammengefasst. Heute möchte ich vielmehr meine Erkenntnisse und Learnings aus meiner Arbeit hier teilen, denn die Welt dreht sich weiter – und ich habe wieder mal viel ausprobiert, entwickelt und gelernt – für diese neue „Online-Welt“ – und gleichzeitig frage ich mich natürlich, wie es weitergehen soll: Wie groß wird der Online-Anteil bleiben? Werden die präsenten Begegnungen zurückgehen? Lernen die Unternehmen, die bisher Homeoffice abgelehnt haben, die Vorteile von Remote work schätzen und wollen vielleicht gar nicht mehr zurück? Wie wirkt sich das auf uns als Gesellschaft und auf unsere Arbeitswelt aus? Und wo sehe ich mich darin?

veränderte Kommunikation

Zunächst hatte ich Angst, dass virtuell keine Beziehung zueinander entstehen können. Und ja, die Kommunikation ist definitiv anders. Anders heißt aber nicht unbedingt schlechter. Auch von Kollegen habe ich die Befürchtung „die Dynamik geht verloren – das aufeinander Bezug nehmen und entwickeln von Ideen“. Zum Teil stimmt es auch. Gleichzeitig konnte ich in der „verlangsamten“ Kommunikation viel Positives entdecken. Die Teilnehmenden in Meetings wirken aufmerksamer und fokussierter: „Ist der andere jetzt fertig? Schaltet sich gerade ein anderer ein oder kann ich mich jetzt zu Wort melden?“ – Dieses Entzerren von Wortmeldungen ermöglicht eine gewisse Achtsamkeit, die wir uns zuvor oft gewünscht haben.

Ja, Diskussionen sind deutlich langsamer und „un“dynamischer, sie sind aber vielleicht auch tiefgründiger und präziser – weg vom schnellen Lösen und Diskutieren, hin zum Wahrnehmen und Spüren.

bewusste Wahrnehmung

Auf einmal sitzt man nicht mehr mit 10 anderen Menschen in einem Meetingraum, wo die Führungskraft vorne sitzt und die Agenda durchgeht. Ich kann mich noch sehr gut an das ein oder andere Meeting erinnern: jemand saß am Laptop und beantwortete Mails, der andere blickte mit einem Augen aus dem Fenster und war vielleicht in Gedanken schon beim nächsten Urlaub und ein anderer schrieb nebenbei die Einkaufsliste. Irgendwie waren wir alle da und gleichzeitig auch nicht.

Wie ist es jetzt im virtuellen Raum? Auf einmal sieht man 10 große Gesichter, die man ganz genau anschaut. Man merkt, wenn bei dem anderen eine Person den Raum betritt, auch wenn diese nicht auf dem Bildschirm erscheint. Man sieht, wenn der andere mit etwas anderem abgelenkt ist. Wann haben wir schon einmal so bewusst in all die Gesichter unserer Kollegen geschaut? Wann haben wir mal das flüchtige Stirnrunzeln bei einem Thema bemerkt oder auch ein zartes, zustimmendes Zunicken? Oder wann haben wir mal gesehen, wie müde die Augen unseres Gegenübers wirklich aussehen? – Auch wenn ein Großteil der Körpersprache, wie zum Beispiel die Haltung, wegfällt, entsteht auf einmal eine sehr fokussierte Wahrnehmung. Vielleicht lernen wir gerade, Gesichter noch viel besser lesen zu können, denn meist können wir dahinter nicht unsere Meinung verbergen.

Ganzheit

Neben dieser bewussten Wahrnehmung des Gesprächpartners zeigt sich noch viel mehr – nämlich auch das Umfeld: Wie lebt eigentlich unser Kollege? Welche Rollen erfüllt eher außerhalb des Unternehmens? Was beschäftigt ihn eigentlich?

Auf einmal werden beim Call schnell man die Windeln und die Unterhose gewechselt, ein Kind mit einem Spielzeug versorgt oder dem Postboten schnell die Tür geöffnet, weil eine wichtige Bestellung kommt. Oder wir sehen im Hintergrund einen kleinen Pokal und erfahren ganz nebenbei, dass derjenige in seiner Freizeit eine Jugendmannschaft trainiert.

Wir erhalten auf einmal ein viel ganzheitlicheres Bild – der Teampartner ist nicht mehr nur jemand, der sich um die Zahlen kümmert und uns auf die Finger haut und uns ermahnt, sie oder er ist auch noch Mutter oder Vater, jemand, der im Sommer gern in die Berge fährt und am Samstag am Feldrand steht und die eigene Mannschaft anfeuert. Und es wäre eine Illusion, wenn wir glauben würden, dass diese Person beim Betreten des Büros all diese Rollen ablegt – genauso, wie die Rollen jetzt in der virtuellen Welt erscheinen, erscheinen sie auch im Büro, nur vielleicht für uns nicht so bewusst. Vielleicht war manche Abwesenheit nicht das Desinteresse an unserem Thema, sondern die Sorge um das fiebernde Kind zu Hause? Vielleicht war manche Überreaktion bei einem Konflikt nicht ein Unwillen sondern eine Gereiztheit, weil es gerade Stress zu Hause gab?

Das heißt nicht, dass wir alles zukünftig akzeptieren müssen, vielleicht können wir manches aber anders wahrnehmen und dadurch auch nachvollziehen und somit eine Brücke bauen.

veränderte Meetingkultur und Prozesse

Mit dieser Ganzheit zeigt sich gleichzeitig, dass es auch noch andere wichtige Dinge gibt. Auf einmal wird das Gut „Zeit“ bedeutsamer. Aufgrund von Kinderbetreuung, Kurzarbeit und Mehrfachbelastung wird immer häufiger gefragt, wer eigentlich wann und wie an einem Meeting teilnehmen muss. Zudem zeigt sich gerade, dass manche Entscheidungen einfach schnell und pragmatisch getroffen werden müssen. Auch wenn die VUCA-Welt schon früher da war, haben wir sie manchmal in den Köpfen verdrängt – so haben wir manche Entscheidung von Meeting zu Meeting geschleppt und gefühlt in einer Dauerschleife gefangen. Jetzt wird es jedoch bewusst, dass manche Dinge einfach entschieden und ausprobiert werden müssen – herzlich Willkommen in der Welt des „try and error“. Auf einmal können Dinge umgesetzt werden, ohne dass noch fünf weitere Köpfe es abnicken müssen. Auf einmal muss man nicht unbedingt mehr in jedem Meeting sitzen, sondern kann im Nachhinein das Protokoll lesen und gegebenenfalls noch einmal Bedenken äußern.

Sind wir jetzt vielleicht ein paar Schritte auf dem Weg der Selbstführung und Selbstorganisation gegangen?

Anstrengung

Wenn man das alles so liest, könnte man ja meinen, wir könnten dankbar sein, dass wir jetzt endlich in die virtuelle Welt geholt worden sind – wollen und sollten wir dann eigentlich wieder zurück ins Büro und unser Traumschloss zu Hause verlassen?

Neben all diesen positiven Veränderung zeigt sich aber auch was anderes: Isolation, Müdigkeit und Erschöpfung. Vor allem in den letzten Tagen habe ich vermehrt „ich bin online müde“ gehört. Es ist einfach anstrengend die ganze Zeit auf einen Screen zu schauen und den Fokus dabei zu haben. Es ist einfach anstrengend, wenn man jede Frage in einer Mail beschreiben oder einen Kollegen anrufen muss und nicht mal schnell den Büronachbarn fragen kann. Es ist anstrengend, wenn ein Online-Meeting nach dem anderen läuft und man nur noch per Tastdruck den Raum wechselt und nicht zwischendurch mal die Treppe läuft und in der Kaffeeküche ein nettes Hallo hört.

Auch früher haben wir schon oft auf den Bildschirm gestarrt und das hektische Tippen von wichtigen Zahlen und Texten als Höchstleistung wahrgenommen. Gerade hatte ich aber den Eindruck, dass durch Achtsamkeitsthemen und Reflexion immer mehr Unternehmen auch „digital detox“ versucht haben – sei es durch Yoga in der Mittagspause, einen Raum der Stille oder handyfreie Meetings.

So sehr die Digitalisierung und sozialen Medien uns jetzt die Verbindung zueinander ermöglichen, so sehr fordern sie gerade auch Energie und Kraft von uns, denn jetzt gibt es Yoga vor dem Screen und den Afterworkdrink nicht an der Spree, sondern vor dem gespiegelten Bildschirm.

Verlust des Informellen

Und da gibt es noch etwas, weshalb ich so sehr hoffe, dass wir uns nicht in das „Remote arbeiten“ verlieben. Ich merke es so sehr in meinen Online-Angebote. Früher haben sich die Teilnehmenden von Workshops in den Kaffeepausen ganz informell unterhalten. Manchmal haben sie noch einmal einen Punkt aus der Session davor vertieft, manchmal haben sie aber auch einfach mal nur ein privates Gespräch geführt und sich dadurch auf einer anderen Ebene kennengelernt. Und das fehlt jetzt komplett – nicht nur in Workshops und Trainings, auch im Büroalltag. Sei es der Plausch in der Kaffeeküche, wo man ab und zu mal einen neuen Kollegen kennengelernt hat, oder das Networking in der Kantine, weil man mit dem Vordermann ins Gespräch kommt.

Vielleicht vermisse ich das so sehr, weil ich selbst eine überzeugte Netzwerkerin im Unternehmen war und es jetzt immer noch bin. Ich glaube, dass durch spontane Begegnungen so vieles entstehen kann – so oft habe ich es erlebt, dass mir ein Unbeteiligter auf der Büroetage genau den richtigen Impuls mitgeben konnte, nur weil ich ihm nebenbei von meinem Projekt erzählt habe.

Es ist auch nicht nur das Fortkommen und Entwickeln von Ideen, es ist auch eine Art Wertschätzung, die uns dadurch verloren geht – die kleinen Gespräche zwischendurch haben uns Aufmerksamkeit geschenkt und das ein oder andere anerkennende Lächeln, mit dem wir nicht gerechnet haben und weshalb es umso bedeutsamer war.

Was können wir mitnehmen?

Deshalb glaube ich, dass wir gerade sehr viel lernen und dazu gewinnen können und gleichzeitig auch merken, was für uns vielleicht vorher selbstverständlich war und was jetzt fehlt. Daher appelliere ich, dass wir all das bewusst wahrnehmen und damit „arbeiten“ sollten.

Vor fünf Wochen sind wir von einem Modus in den anderen geschmissen worden und mittlerweile ist uns allen vermutlich bewusst, dass es kein zurück mehr in den „alten“ Modus geben wird. Wir können jetzt also die Chance und die Zeit nutzen, uns ganz bewusst darüber Gedanken zu machen, wie wir bewusst in den Modus 3 wechseln wollen – denn dann wäre es ein Gewinn, wenn wir wirklich eine Symbiose aus beiden Welten herstellen und dabei die Vorteile miteinander verbinden würden.

Daher schaut gemeinsam im Team und in eurer Arbeit, was sich gerade zeigt und wie ihr damit umgehen wollt:

  • Was hat sich durch die Homeoffice-Arbeit verändert oder verstärkt? Was ist vielleicht aber auch weggefallen oder gleichgeblieben? Was ist neu entstanden?
    Schaut einmal bewusst offen und ehrlich auf alle Ebenen – auf die innere und die äußere – auf Haltungen und Kultur sowie auf Verhalten und Prozesse/Strukturen.
  • Wie nehmt ihr diese Veränderungen wahr? Eher positiv oder negativ? Was unterstützt euch in eurer Arbeit, was eher nicht? Was würdet ihr euch noch wünschen?
  • Stellt euch dann auch vor, dass ihr „eurer Reisegepäck“ für den Modus 3 packen könnt: Welche Errungenschaften, Routinen und Qualitäten aus der Corona-Zeit möchtet ihr mitnehmen, was möchtet ihr zurücklassen und was möchtet ihr vielleicht noch „einkaufen“, um für die kommende Reise gewappnet zu sein?

Ich glaube, dass wir gut in die Reise starten können, wenn wir zunächst unseren „Standort“ checken und das Reiseziel ins Navigationsgerät eintragen – und dann kann es losgehen – auf einen Weg, der sicherlich kurvenreich und spannend wird.

Und wie können wir jetzt gut zusammenarbeiten?

Da es sicherlich aber noch ein wenig dauert, bis wir wieder in unsere Büros zurückkehren können, möchte ich an dieser Stelle noch sechs Tipps für eine gute „Virtuelle Zusammenarbeit“ mitgeben, denn ich habe in den letzten Wochen sowohl positive als auch negative Erfahrungen gemacht:

  1. Auch in offline Meetings war es schon immer gut, wenn es einen Moderator gab, der darauf geachtet hat, dass alle eingebunden sind und man beim Thema bleibt. Ich glaube, dass dies jetzt im virtuellen Raum noch wichtiger geworden ist. Bestimmt daher einen Moderator und besprecht vorher ein paar Rahmenbedingungen, z.B. Handzeichen für Zustimmung, Bezugnehmen, Einwand und ähnliches.
  2. Neben dem Moderator empfehlen sich auch noch weitere Rollen, wie z.B. Energiewächter, Zeitwächter oder Themenwächter. Die Personen achten dann neben ihrer eigenen Beteiligung noch besonders auf diesen Aspekt und können ein Zeichen geben, wenn die Energie gerade abrutscht und eine Aktivierung passend wäre oder wenn man sich zu sehr in Themen verfranzt.
  3. Probiert euch aus und spielt mit Tools. Verwendet Collaboration-Programme, wie z.B. Miro oder Mural; nutzt Umfragen und Abstimmungsapps oder bringt Schwung in die Sache, indem ihr einfach den nächsten, der reden „muss“, nominiert.
  4. Auch wenn wir jetzt virtuell kommunizieren, muss nicht alles virtuell erfolgen. Schreibt auch einfach mal mit einem dicken Filzstift auf Zettel haltet dann eure Notiz für alle in die Kamera oder zeigt durch Hochhalten von Karten, z.B. mit diesen, eure Meinung – spielt mit dem Analogen und Digitalen. Vor allem in Coaching-Workshops merke ich, dass es gut ist, wenn die Teilnehmenden mal ein ausgedrucktes Arbeitsblatt ausfüllen, weil sie dann für eine kurze Zeit nicht auf den Bildschirm starren müssen. – Werdet also kreativ und probiert euch nach der Devise „Mix it, baby“ aus.
  5. Da die virtuelle Welt für Kopf und eigenem Energieakku kräftezerrend sein kann, solltet ihr achtsame Praktiken einbinden. Beginnt vielleicht einmal ein Meeting mit paar Minuten der Stille oder einem „Präsenz-Check In“, bei dem alle Beteiligten einmal kurz in einer Prozentzahl einschätzen, mit wie viel Energie und Präsenz sie gerade da sind.
  6. Achtet auf die Pausen, plant nicht ein Meeting an das andere. Lasst dazwischen 15 Minuten Zeit, so dass ihr vielleicht wirklich mal die Treppen im Hausflur hoch und runter gehen und den Kopf frei bekommen könnt. Das sorgt für neue Energie und Klarheit.
    Versucht auch informelle Treffen irgendwie zu ermöglichen. Meldet euch abteilungsübergreifend zum virtuellen Lunch an und lasst euch dann per Zufallsgenerator mit 2-3 anderen Personen in einen kleinen Gruppenraum schmeißen – so lernt ihr auch andere Personen im Unternehmen kennen und könnt euch vielleicht mal mit ganz neuen Gesichtern austauschen.

Eigentlich schwirren noch viel mehr Gedanken in meinem Kopf rum, z.B. wie wir die Ideen des New Work in der Coronazeit erleben können – ich glaube aber, dass es dafür einen neuen Blogbeitrag braucht – denn auch ich muss und möchte darauf achten, dass die Laptopzeit nicht ins Unermessliche steigt.

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