Meeting-Regeln: 6 goldene Regeln für Besprechungen

Nice to meet us – oder auch nicht?

Du kennst es sicher: ein Meeting nach dem anderen. Daran hat sich auch seit Corona nichts geändert – außer dass viele Meetings auch online stattfinden.

Im Gegenteil: Gefühlt ist es noch viel anstrengender geworden, die ganze Zeit auf den Screen zu schauen, aufmerksam zu bleiben und sich einzubringen.

Was ich in vielen Gesprächen gehört habe: Es ist anstrengend, langsam ist die Luft raus und sowieso ist online kommunizieren einfach etwas anderes.

Und in Präsenz ist es oft ein Hetzen von der einen zur nächsten Besprechung. Muss das so anstrengend sein?

– Mein Eindruck: Es ist eine Frage der Kultur und der Gestaltung.

Ich bin überzeugt: Teams, die früher schon eine gute Meetingkultur hatten, haben es jetzt auch mit vielfältigen Homeoffice-Regelungen leichter.

Ich möchte nicht behaupten, dass für sie alles easy ist. Dennoch denke ich, dass die ganze Online-Kommunikation uns nur noch mehr vor Augen hält, wie wir bisher in Meetings zusammengearbeitet haben – oder eben nicht.

Es ist aber gar nicht so schwer und schon kleine Veränderungen können manchmal Großes bewirken. Wir werden heute mal kreativ: In diesem Blogbeitrag erwarten dich 6 konkrete Meetingregeln für dich als Führungskraft.

Kreative und effiziente Meetings vorbereiten

Aus meinen Coachings und Teamentwicklungen weiß ich, dass das Thema Meeting ein Dauerbrenner ist. Meetings leiten ist gar nicht so einfach. An ihnen teilnehmen auch nicht.

Was die meisten bei dem Begriff Meeting als erstes denken?

Zu viele. Zu ineffizient. Zu frustrierend.

Manche meiner Coachees sitzen tageweise in Besprechungen und beschweren sich dann immer: „Ich komme eigentlich gar nicht zu meiner eigentlichen Arbeit“.

Das ist der Satz, bei dem ich hellhörig werde: Wenn das nicht deine eigentliche Arbeit ist und dich nicht weiterbringt, warum ist dieses Meeting dann notwendig?!

Erfahrungen aus Schule und Unternehmen

Ich kann diese Fragezeichen auch aus meiner Zeit als Lehrerin sowie als Arbeitnehmerin in der Wirtschaft bestätigen.

Schon irgendwie witzig: Manchmal wussten meine Schüler:innen, dass ich gern mittwochs oder donnerstags Tests schrieb, wenn Donnerstag mal wieder eine Konferenz anstand. In den Konferenzen wurden nämlich häufig nur Themen vorgetragen, die ich bereits woanders gelesen hatte, bzw. wurden Dinge diskutiert, die überhaupt nicht für mich relevant waren. – Richtig: Ich habe diese Zeit zum Korrigieren genutzt… 😉

Ein gutes Beispiel aus meiner Zeit im Unternehmen ist auch die Projektrunde, bei der wir alle den Status bestätigen mussten. Ich hatte genau EIN Projekt habe vielleicht 3 Minuten meinen Status bestätigt. In der restlichen Zeit habe ich zugehört und Informationen erhalten, die für mich irrelevant waren.

Klar, auf der einen Seite konnte ich nachvollziehen, dass wir gegenseitig informiert sein sollten, aber ein Montagmorgen-Standup-Meeting, bei dem kurz und knackig berichtet wird, was die einzelne Person geschafft hat und wo sie gerade steht, hätte mir eindeutig mehr Verbindung gegeben.

Dir geht es auch manchmal so und du wünschst dir jetzt kreative Ideen für Meetings und fragst dich, wie es endlich besser werden kann? Dann bleib jetzt dran:

6 kreative Ideen für Meetings

Meetingregel #1: Hürdenlauf minimieren: Ist dieses Meeting wirklich relevant?

Mal ganz ehrlich: Oft habe ich das Gefühl, dass der Terminbutton im Mailprogramm sich viel zu leicht klicken lässt:

„Klick – Teilnehmer:innen hinzufügen – Zeit geblockt“.

Nun, so füllt sich unser Kalender munter weiter, während die Laune sinkt.

Im Prinzip ist an schnellen Vereinbarungen nichts falsch, doch beachte bitte: Die meisten von uns fühlen sich nach Teambesprechungen geschlaucht, deprimiert und sind nur in Hetze anstatt sich inspiriert, informiert und connected zu fühlen.

Das große Geheimnis: Meetings sind nur dann sinnvoll, wenn sie uns in unserer Arbeit voranbringen.

Nehmen Mitarbeitende Meetings jedoch als Hürden wahr, die sie in der Woche möglichst gut überspringen müssen, um trotzdem gut ans Ziel zu kommen, habt ihr ein Problem.

• Kennst du dieses diffuse Gefühl, zu vielen Meetings beizuwohnen, ohne dir so richtig dessen bewusst zu sein, was der Kern des Meetings ist?
• Bist du abends oft genervt, weil dich das Gefühl übermannt, wieder nichts „Richtiges“ geschafft zu haben vor lauter Besprechungen?
• Fragst du dich manchmal, ob du und deine Kolleg:innen in diesem Meeting wirklich richtig sind?

Du merkst schon: Es gibt durchaus Besprechungen, die nicht für jede:n relevant sind oder die sogar für niemanden nötig wären, wenn wir es genau nehmen. Puh.

Wenn du selbst Meetings leitest, ist diese Erkenntnis sehr wertvoll und kann deinem ganzen Team Zeit und Energie schenken.

Mein Tipp: Notiere erst einmal, welche Meetings ihr habt, was deren Funktion ist und wie zufrieden ihr damit seid.

Du kannst dich im Zuge dessen auch fragen: Welche Argumente sprechen FÜR ein Meeting? – Manchmal merkst du dann ganz schnell, dass es überflüssig ist.

Direkt zum Rauskopieren für deine zukünftige Meetingvorbereitung:

1. Braucht es dieses Meeting wirklich?
   a) Wenn ja: Super, dann springe gleich zu Punkt 2.
   b) Wenn unsicher: Ein Meeting bedeutet immer, dass eine bestimmte Anzahl von Personen zur selben Zeit am „selben Ort“ zusammenkommen müssen. Frag dich also: Ist das wirklich notwendig?
   Wenn es zum Beispiel lediglich darum geht, eine Information weiterzugeben, gibt es auch alternative Formen, z.B. Blogs, Newsletter-Mails usw.
2. Wenn du dich FÜR ein Meeting entschieden hast, dann finde für dich Klarheit: Welches Ziel verfolgt das Meeting und welche Form ist dafür geeignet?

Beispiel 1:

Wenn es zum Beispiel darum geht, Montagmorgen alle auf denselben Stand zu bringen und ein gemeinsames Ziel für die Woche zu vereinbaren, dann ist das eine hervorragende „Check-In-Runde“, die man im Stehen durchführen kann – und ja, online geht das auch.

Lade dein Team einfach mal dazu ein, im Stehen in die Woche zu starten. Der Vorteil: Spätestens nach 20-30 Minuten findet das Meeting selbst ein Ende, weil man sich nicht bequem in den Sessel gekuschelt und in seinen Redefluss gefunden hat.

Stattdessen gibt das Stehen einem eine gewisse Energie, gleichzeitig fallen auch Ablenkungen ab, denn man kann nicht nebenbei am Schreibtisch noch ein paar Unterlagen sortieren – zumindest wird es schwieriger.

Beispiel 2:

Denk mal ganz anders: Braucht es wirklich den Screen oder den Meetingraum? Wäre vielleicht nicht mal ein Walk & Talk mit einem Kollegen/ einer Kollegin etwas Schönes?

Bei Bewegung kommen sowieso viel besser neue Ideen. Also schnapp dein Handy, verabrede dich und los geht’s.

Meetingregel #2: Zeitpunkt: Wann findet der Termin statt?

Echt spannend: Oft denken wir im Stundentakt und setzen aus Gewohnheit 60 Minuten pro Meeting an.

Mal ehrlich: Nicht jedes Thema benötigt 60 Minuten. Überlege dir also, welcher Zeitslot für welche Besprechung wirklich Sinn ergibt.

Beachte dabei, dass manche von einem zum nächsten Meeting wechseln. Gib deinen Leuten Zeit, um durchzuatmen, den Raum zu wechseln, etwas zu trinken oder zur Toilette zu gehen. Daher bieten sich z.B.  anstatt 60 Minuten auch 45 oder 50 Minuten Meetings an, sodass dazwischen genügend Zeit bleibt.

So könnt ihr zum einen das letzte Meeting noch gut nachbereiten und euch schon innerlich auf das nächste Meeting vorbereiten, um dann mit Präsenz zu starten.

Meetingregel #3: Ein gelungener Ablauf

Wir sehen uns den Unterschied von Präsenz- vs. Onlinemeeting noch etwas genauer an. Ja, Digitale Besprechungen sind praktisch: Wenige Klicks und schon bist du dabei.

Vor Ort hetzen wir schonmal gern von einem Meetingraum zum anderen und verfluchen die fehlenden Wechselzeiten. Doch diese haben auch ihr Gutes:

Dank der wechselnden Umgebung und der kurzen Bewegung vom einen Meeting ins andere haben wir die Chance, zu wechseln – nicht nur körperlich, sondern auch mental.

Aufgrund der Fülle an Onlinebesprechungen braucht es nun oft keinen Fahrstuhl, keine Treppen und keine sich schließende und öffnende Tür mehr – jetzt reicht nur noch ein Klick und so bist du von einem Meeting im anderen gelandet – oder sagen wir besser: gestolpert.

Gut zu wissen: Gründe für ineffiziente Meetings sind u.a,…

• Unklarheit;
• falsche TN;
• irrelevante Themen, Smalltalk;
• Verspätung;
• keine klaren Absprachen.

Meine Empfehlung: Überlege dir einen klaren Rahmen, um allen Teilnehmenden die Möglichkeit zu geben, wirklich anzukommen und sich auf das Meeting vorzubereiten und einzustellen.

Geheimtipp: Das Meeting beginnt bereits VOR dem Meeting: Was ist die Agenda? Wer sind die Teilnehmer:innen? Was sind die Ziele?

Vor dem Meeting:

I. Einladung: Agenda und Intension des Meetings verschicken, so dass sich alle vorbereiten können.

Adressiere die richtigen Teilnehmenden, lege die passende Meetingform fest, finde die richtige Zeit.

Beim Meeting:

II. Gewohnheiten, Gewohnheiten, Gewohnheiten.

Ja, das klingt erst einmal ein wenig uncool und verstaubt.

Aber überleg einmal: Wann ist es leichter regelmäßig zum Sport zu gehen? – Wenn du weißt, dass dienstags 19 Uhr dein Sportkurs stattfindet oder wenn du jeden Tag aufs Neue überlegst, ob du heute Sport machen möchtest und wie genau er aussehen soll?

… dachte ich mir.

Genauso ist es bei den zwischenmenschlichen Interaktionen: Es spart Energie, wenn es gewisse Rituale und Strukturen gibt. Unser Gehirn weiß dann schon, was gleich kommt und muss sich damit nicht mehr beschäftigen.

Versuche daher eine gewisse Struktur in Meetings zu bringen, zum Beispiel:

• Check-In
• Agenda,
• Sammeln zusätzlicher Punkte
• Zeitslots verteilen,
• Themen besprechen
• Zusammenfassung & Check-out

III. Plane eine Check-in Runde ein zum Ankommen und sich Verbinden.

Nutze diese kreativen Ideen, um in Meetings herauszufinden, wie jeder von euch da ist und ob noch etwas im Raum steht, das ablenken könnte.

Möglichkeiten für achtsame Check-In-Runden sind zum Beispiel:

• eine stille Minute
• Fragerunde: Wie bin ich gerade hier? Was könnte mich noch ablenken? – Oder du wählst eine andere Coachingfrage aus dem Kartenset
• Einschätzen der eigenen Präsenz auf einer Skala von 0-100
• kleine Runde Laptop-Yoga
• kurzer Mini-Bodyscan

Damit erhöhst du die Präsenz der anwesenden Personen.

IV. Meetingeinstieg: Mache sowohl Intention als auch Agenda kurz präsent und schaffe dadurch Klarheit für alle.

V.  Moderation des Meetings: Vergib Rollen, visualisiere Inhalte, sammle ggf. (Neben-) Themen, speichere Konflikte

Wichtig: Achte auf die Zeit und die Relevanz.

VI.  Closing: Halte Vereinbarungen fest und überprüfe das gemeinsame Verständnis. So kannst du die Ergebnisse der Besprechung sichern.

VII. Check-out Runden sind genauso sinnvoll wie die Check-in-Runden.

Plane für die gemeinsame Reflexion die letzten 5-10 Minuten ein. Möglichkeiten sind zum Beispiel:

1. Einschätzen der eigenen Energie
2. Reflexion der eigenen Meetingkultur
3. Zusammenfassungen (siehe auch Punkt 5 Klarheit & Commitment schaffen)

Für diese gemeinsame Reflexion kannst du auch gern das Kartenset nutzen.

Nach dem Meeting:

VIII. Zusammenfassung: Notizen/Protokoll verschicken, ggf. mit Deadlines.

Meetingregel #4: Passende Meetingregeln vereinbaren

Vielleicht hast du das auch schon festgestellt:

Online ist es irgendwie gar nicht so einfach, wenn jemand anfängt zu reden, zu reden und zu reden. Hui, dann kann man die Person nicht mehr stoppen.

DAS ist vor Ort natürlich anders. – Hmm… ist es das wirklich?! – Was machst du denn dann, wenn du ein Meeting leitest?

Der Person böse oder genervte Blicke zuwerfen, ihr respektlos ins Wort fallen, eine abwehrende Sitzhaltung einnehmen?!

Oh ja, das sind Möglichkeiten, ganz klar und deutlich zu signalisieren: „Du laberst mal wieder nur und hörst dich gern reden.“

Stimmt, es ist schwieriger, solche Signale zu über den Laptop zu senden.

Doch mal unter uns: Mit guter Kommunikationskultur hat das auch nichts zu tun. 😉 Lass uns doch ein paar gute Merkmale festhalten, die sowohl in Präsenz als auch online funktionieren.

Du möchtest natürlich lieber in Wertschätzung und Achtsamkeit Meetings leiten. Probier es mal damit:

1. Es braucht klare und vor allem wertschätzende Kommunikationsregeln.

Das klingt jetzt so banal? Sollte das nicht selbstverständlich sein?

Dann frage dich mal, wie du selbst eure Kommunikationskultur auf einer Skala von 0-10 im Team einschätzt.

Wenn dein Ergebnis bei 9 oder 10 liegt: Super, dann kommuniziert ihr gut miteinander. Und wenn nicht, dann ist es eindeutig ein Thema, was ihr ansprechen müsst, denn leider löst sich das meist nicht von allein.

2. Es braucht Rollen, damit die Regeln auch eingehalten werden. Die kannst du wunderbar für jedes Meeting vorbereiten oder die Mitarbeitenden selbst verteilen lassen. Zum Beispiel:

• Achtgeber: Die Person achtet darauf, ob sich alle an die Regeln halten, wenn sie das Gefühl hat, dass dies nicht mehr der Fall ist, gibt sie ein kleines Signal, z.B. einen angenehmen Ton, so dass alle kurz innehalten können, um dann wieder mit Präsenz zu starten.
• Zeitwächter: Die Person achtet auf die Zeit und gibt entsprechende Hinweise.
• Protokollant: Die Person visualisiert die Ergebnisse, wenn möglich sogar synchron, so dass alle auch immer wieder ins Meeting einsteigen können, falls die Aufmerksamkeit doch einmal kurz weg war.
• Energiewächter: Die Person achtet darauf, wie die Energie „im Raum“ ist. Braucht es vielleicht einmal eine kurze Pause? Liegt eine Spannung im Raum? Falls sie Handlungsbedarf sieht, gibt sie ein Signal.

Und das heißt nicht, dass die anderen von diesen Rollen komplett befreit sind. Nur manchmal ist es besser, wenn man ganz explizit eine Person im Meeting bestimmt, die eine Aufgabe im Blick hat – falls wir uns dann doch einmal in Rage reden.

Meetingregel #5: Kollaboration

Du kennst es sicher auch: Nichts ist schlimmer, als wenn einer erzählt und die anderen hören nur zu. Jap ganz richtig: Dann brauchen wir es nicht Meeting nennen, sondern Vortrag.

Meetings sind dann spannend, wenn diskutiert, weitergedacht und gestaltet wird.

Das funktioniert am besten, wenn ihr gemeinsam an einer Sache arbeitet, die verschiedenen Meinungen eingeholt werden und wenn alle Stellung nehmen können.

So könnt ihr vorgehen:

1. Visualisiert eure Ergebnisse/Aspekte auf einem gemeinsamen Workspace, z.B. Miro oder Mural. Ein Protokollant kann hierfür verantwortlich sein.
2. Holt euch alle Meinungen ab, z.B. durch Tools wie Mentimeter oder entsprechende Entscheidungsprozesse (z.B. Konsent).
3. Nutzt den Austausch in Kleingruppen für große Runden, so können sich alle beteiligen und die Essenz wird danach präsentiert – dies schafft Produktivität bei gleichzeitiger Wertschätzung.

Meetingregel #6: Klarheit und Commitment schaffen

Last but not least: Meetings sind nur sinnvoll, wenn es danach Wirkungen oder Konsequenzen gibt.

Wie oft habe ich es schon selbst erlebt, dass wir uns nach einer Woche wiedergetroffen haben und gefühlt wieder dort begonnen haben, wo wir aufgehört haben. Nichts ist in der Zeit dazwischen passiert.

Frustrierend.

Woran liegt das?

Irgendwie kommt ihr in die Diskussion, die Uhr tickt, manche Teilnehmer:innen vom Meeting schauen schon nervös auf die Uhr, weil sie gleich weiter müssen und dann geht es ganz schnell:

„Ja, ja, mache ich, okay, also bis nächste Woche!“

… und dann ist es doch nicht richtig klar, was eigentlich gemacht werden muss.

Um das zu lösen, gehe wie folgt vor:

1. Schaffe Klarheit: Haben alle überhaupt dasselbe verstanden? Zum Beispiel kann die Protokollantin nochmal alle Hauptaspekte zusammenfassen.
2. Haltet Vereinbarungen fest, vor allem auch, wer was wie bis wann macht. Das schafft Commitment.

Das Gute an der Sache: Wenn du dann wiederholt merkst, dass es am Ende des Meetings nicht so wirkliche Resultate gibt, dann darfst du zurück auf #1 gehen und nochmal schauen, wie ihr eigentlich zusammenarbeitet.

Effiziente und kreative Ideen für Meetings: Ein Fazit

Jetzt weißt du, warum ich ein Fan von Meetingregeln bin: Sie geben Halt, Struktur und schenken euch als Team nach hinten raus mehr Energie und sorgen für bessere Ergebnisse. Probier es aus!

Was mir darüber hinaus wichtig ist: Ich hoffe ich konnte dir mit diesem Artikel zeigen, dass nicht nur allein die Tools entscheidend sind, sondern vor allem die Haltung dahinter:

Wie möchtest du eigentlich mit deinem Team zusammenarbeiten und wie kannst du das ermöglichen?

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