Meeting-Regeln: 7 goldene Regeln für effiziente Besprechungen

Effiziente Meetings - Jetzt!

Aus meinen Coachings und Teamentwicklungen weiß ich, dass das Thema Meeting ein Dauerbrenner ist. Meetings leiten ist gar nicht so einfach. An ihnen teilnehmen auch nicht.

Was die meisten bei dem Begriff Meeting als erstes denken?

Zu viele. Zu ineffizient. Zu frustrierend.

Manche meiner Coachees sitzen tageweise in Besprechungen und beschweren sich dann immer: „Ich komme eigentlich gar nicht zu meiner eigentlichen Arbeit“.

Das ist der Satz, bei dem ich hellhörig werde: Wenn das nicht deine eigentliche Arbeit ist und dich nicht weiterbringt, warum ist dieses Meeting dann notwendig?!

Um dieses Bild aus meinen Coachings zu prüfen, habe ich nach einer Studie gesucht und der Timeinvest Meeting Report 2020 bestätigt meine Beobachtungen.

• Pro Jahr entstehen 5700€ Kosten pro Mitarbeiter:in durch ineffiziente Meetings
• Im Schnitt verbingen Mitarbeiter:innen 6 Stunden 20 Minuten pro Woche in Meetings
• 85% der Befragten gaben an, dass einige Meetings nicht relevant sind

Wie können Meetings aber anders gestaltet werden?

Effiziente Meetings planen und leiten

Ganz wichtig, eine gute Meetingkultur beginnt nicht erst mit dem ersten Wort im Meeting - nein, vielmehr schon mit der Planung. Das heißt, wenn wir Meetings verbessern wollen, müssen wir uns die Planung, Durchführung und natürlich auch die Nachbereitung anschauen.

Genau dafür teile ich jetzt mit dir ein paar Regeln, die es zu beachten gibt, sodass eurem effizienten Meeting nichts mehr im Weg steht.

Effiziente Meetings planen

Meetingregel #1: Ist dieses Meeting wirklich relevant?

Mal ganz ehrlich: Oft habe ich das Gefühl, dass der Terminbutton im Mailprogramm sich viel zu leicht klicken lässt:

„Klick – Teilnehmer:innen hinzufügen – Zeit geblockt“.

Nun, so füllt sich unser Kalender munter weiter, während die Laune sinkt.

Im Prinzip ist an schnellen Vereinbarungen nichts falsch, doch beachte bitte: Die meisten von uns fühlen sich nach Teambesprechungen geschlaucht, deprimiert und sind nur in Hetze anstatt sich inspiriert, informiert und connected zu fühlen.

Nehmen Mitarbeitende Meetings jedoch als Hürden wahr, die sie in der Woche möglichst gut überspringen müssen, um trotzdem gut ans Ziel zu kommen, habt ihr ein Problem.

• Kennst du dieses diffuse Gefühl, zu vielen Meetings beizuwohnen, ohne dir so richtig dessen bewusst zu sein, was der Kern des Meetings ist?
• Bist du abends oft genervt, weil dich das Gefühl übermannt, wieder nichts „Richtiges“ geschafft zu haben vor lauter Besprechungen?

Mein Tipp: Frage dich, ob das Meeting wirklich sein muss.

Nicht jedes Meeting muss nämlich wirklich auch ein Meeting sein. Ist es wirklich wichtig, dass alle synchron am "selben Ort" zusammenkommen? Wenn es nur um den Austausch von Informationen geht, gibt es auch Alternativen, z.B. Newsletter, ein Teamkanal.

Meetingregel #2: Welche Form ist geeignet?

Du kennst es vermutlich, abends bist du total ausgelauft, weil du den ganzen Tag nur im (Online-)Meetingraum gesessen hast und höchstens der Gang zur Toilette einmal für Bewegung gesorgt hat.

Es geht aber auch anders - vor allem können wir durch die unterschiedlichen Formen von Meetings Kreativität und Austausch fördern.

Mein Tipp: Überlege beim Planen, welches Setting geeignet ist - z.B. ein Walk & Talk, ein Meeting mit Stehtischen & Post its oder doch der klassische Konferenzraum.

Beispiel 1:

Wenn es zum Beispiel darum geht, Montagmorgen alle auf denselben Stand zu bringen und ein gemeinsames Ziel für die Woche zu vereinbaren, dann ist das eine hervorragende „Check-In-Runde“, die man im Stehen durchführen kann – und ja, online geht das auch.

Lade dein Team einfach mal dazu ein, im Stehen in die Woche zu starten. Der Vorteil: Spätestens nach 20-30 Minuten findet das Meeting selbst ein Ende, weil man sich nicht bequem in den Sessel gekuschelt und in seinen Redefluss gefunden hat.

Beispiel 2:

Denk mal ganz anders: Braucht es wirklich den Screen oder den Meetingraum? Wäre vielleicht nicht mal ein Walk & Talk mit einem Kollegen/ einer Kollegin etwas Schönes?

Bei Bewegung kommen sowieso viel besser neue Ideen. Also schnapp dein Handy, verabrede dich und los geht’s.

Meetingregel #3: Wer muss wirklich dabei sein?

Und natürlich wunderst du dich nicht nur über die ganzen Meeting-Einladungen, die in dein Postfach flattern, sondern vermutlich manchmal auch darüber, wer alles zu dem Meeting eingeladen ist. - Stimmt's?

Und nein, hier hilft nicht die Devise: Viel hilft viel.

An dieser Stelle erinnere ich nur an die hohen Kosten, die pro Mitarbeiter:in durch ineffiziente Meetings entstehen, und die werden unter anderem durch den nicht bewusst gewählten Teilnehmer:innen-Kreis verursacht.

Mein Tipp: Entscheide daher bewusst, wen du einlädst.

Eine Alternative wäre auch eine freiwillige Teilnahme, hierfür muss die Agenda vorher versendet werden. Bzw. traue dich auch einmal ein Meeting abzusagen, wenn dir nicht klar ist, weshalb du daran teilnehmen sollst. So kannst du auch als Teilnehmer:in eure Meetingkultur beeinflussen und zu effizienten Meetings beitragen.

Meetingregel #4: Wie lange findet der Termin statt?

Echt spannend: Oft denken wir im Stundentakt und setzen aus Gewohnheit 60 Minuten pro Meeting an.

Mal ehrlich: Nicht jedes Thema benötigt 60 Minuten.

Mein Tipp: Überlege dir, welcher Zeitslot für welche Besprechung wirklich Sinn ergibt.

Beachte dabei, dass manche von einem zum nächsten Meeting wechseln müssen. Gib deinen Kolleg:innen Zeit, um durchzuatmen, den Raum zu wechseln, etwas zu trinken oder zur Toilette zu gehen. Daher bieten sich z.B.  statt einer Stunde eher 45 oder 50 Minuten Meetings an, sodass dazwischen genügend Zeit bleibt und Verspätung vermieden werden.

So können alle zum einen das letzte Meeting noch gut nachbereiten und sich schon innerlich auf das nächste Meeting vorbereiten, um dann mit Präsenz zu starten.

Effiziente Meetings leiten

So, die Vorarbeit ist schon einmal getan, jetzt geht es um die Durchführung der Meetings - hierfür ist eine gewisse Struktur und gute Moderation notwendig, denn neben dem falschem Teilnehmer:innen-Kreis und Verspäterungen sind auch folgende Punkte Gründe für ineffiziete Meetings:

• Unklarheit
• irrelevante Themen
• fehlendes Zeitmanagement
• keine klaren Absprachen

Meetingregel #5: Wie strukturiert ihr das Meeting?

Auch wenn das Meeting gut strukturiert ist, passiert es, dass wir abschweifen, in Diskussionen verfallen oder uns nicht mehr richtig zuhören. Das ist ganz normal.

Daher braucht es hier gemeinsam vereinbarte Kommunikationsregeln, um Meetings wertschätzend und achtsam zu leiten.

Das klingt banal für dich? Sollte das nicht selbstverständlich sein?

Dann frage dich mal, wie du selbst eure Kommunikationskultur auf einer Skala von 0-10 im Team einschätzt.

Wenn dein Ergebnis bei 9 oder 10 liegt: Super, dann kommuniziert ihr gut miteinander. Und wenn nicht, dann ist es eindeutig ein Thema, was ihr ansprechen müsst, denn leider löst sich das meist nicht von allein.

Mein Tipp: Führt in euren Meetings Rollen ein, sodass die Verantwortung klar verteilt ist und die Personen bewusst auf die Regeln achten und daran erinnern.

Zum Beispiel:

• Achtgeber: Die Person achtet darauf, ob sich alle an die Regeln halten, wenn sie das Gefühl hat, dass dies nicht mehr der Fall ist, gibt sie ein kleines Signal, z.B. einen angenehmen Ton, so dass alle kurz innehalten können, um dann wieder mit Präsenz zu starten.
• Zeitwächter: Die Person achtet auf die Zeit und gibt entsprechende Hinweise.
• Protokollant: Die Person visualisiert die Ergebnisse, wenn möglich sogar synchron, so dass alle auch immer wieder ins Meeting einsteigen können, falls die Aufmerksamkeit doch einmal kurz weg war.
• Energiewächter: Die Person achtet darauf, wie die Energie „im Raum“ ist. Braucht es vielleicht einmal eine kurze Pause? Liegt eine Spannung im Raum? Falls sie Handlungsbedarf sieht, gibt sie ein Signal.

Und das heißt nicht, dass die anderen von diesen Rollen komplett befreit sind. Nur manchmal ist es besser, wenn man ganz explizit eine Person im Meeting bestimmt, die eine Aufgabe im Blick hat – falls wir uns dann doch einmal in Rage reden.

Meetingregel #7: Klarheit und Commitment schaffen

Last but not least: Meetings sind nur sinnvoll, wenn es danach Wirkungen oder Konsequenzen gibt.

Wie oft habe ich es schon selbst erlebt, dass wir uns nach einer Woche wiedergetroffen haben und gefühlt wieder dort begonnen haben, wo wir aufgehört haben. Nichts ist in der Zeit dazwischen passiert.

Frustrierend.

Woran liegt das?

Irgendwie kommt ihr in die Diskussion, die Uhr tickt, manche Teilnehmer:innen vom Meeting schauen schon nervös auf die Uhr, weil sie gleich weiter müssen und dann geht es ganz schnell:

„Ja, ja, mache ich, okay, also bis nächste Woche!“

… und dann ist es doch nicht richtig klar, was eigentlich gemacht werden muss.

Meine Tipps:

1. Schaffe Klarheit: Haben alle überhaupt dasselbe verstanden? Zum Beispiel kann die Protokollantin nochmal alle Hauptaspekte zusammenfassen.
2. Haltet Vereinbarungen fest, vor allem auch, wer was wie bis wann macht. Das schafft Commitment.

Das Gute an der Sache: Wenn du dann wiederholt merkst, dass es am Ende des Meetings nicht so wirkliche Resultate gibt, dann darfst du zurück auf #1 gehen und nochmal schauen, wie ihr eigentlich zusammenarbeitet.

Effiziente Meetings: Ein Fazit

Jetzt weißt du, warum ich ein Fan von Meetingregeln bin: Sie geben Halt, Struktur und schenken euch als Team nach hinten raus mehr Energie und sorgen für bessere Ergebnisse. Probier es aus!

Was mir darüber hinaus wichtig ist: Ich hoffe ich konnte dir mit diesem Artikel zeigen, dass nicht nur allein die Tools entscheidend sind, sondern vor allem die Haltung dahinter.

Damit du deine Meetingkultur jetzt reflektieren kannst, um eure Zusammenarbeit effektiver zu gestalten, habe ich für die ersten Schritte einen Meetingguide (0€) für dich erstellt.

Hiermit kannst du effektive Meetings planen und leiten. Trage dich jetzt hier in meinen Newsletter ein und erhalte den Meetingguide direkt in dein Postfach.

Mit dem Meetingguide…

• erhältst du eine Reflexionshilfe für eure Meetingkultur, um endlich Zeitfresser zu entdecken und nur noch Team-Meetings mit einer klaren Intension zu führen;
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